電話対応の悪い事例・改善事例 一覧

レンタルオフィス・バーチャルオフィスの電話対応は、どれだけ入居企業の事業内容・業務内容を理解しているかはもちろん、そのレンタル事業者の方針や考え方によって違いがでます。

悪い事例アイコン 入電内容を報告してもらったが、聞いていた電話番号にかけると違う人が出る。
悪い事例アイコン 入電内容を報告してもらったが、報告内容には「折返しがほしい」とだけ記載があった。もう少し詳細を確認してもらいたい。
悪い事例アイコン 基本サービスが、「担当者不在のため折り返し」となっていることはわかるが、簡単な対応をしてもらいたい。
悪い事例アイコン メール報告の内容がわかりづらい。もっとわかりやすく報告してほしい。
悪い事例アイコン 入電時や突然の来訪があった場合にメールで報告をもらえることはありがたいが、報告時の1通10円がかからないようにできないか。
悪い事例アイコン 営業電話でも報告がほしいものがあるのだが、報告はしてもらえるか。
悪い事例アイコン ボイスワープの設定を毎回電話で行うのは大変。目で見て確認もできないので、転送設定を変更するたびにテスト電話を行っていると時間がもったいないと感じる。

入電内容を報告してもらったが、聞いていた電話番号にかけると違う人が出る。

入電時に確認した電話番号が間違っていたことが原因です。
着信履歴が残っていたため、着信履歴に残っている番号をお客様へもう一度ご報告致しました。番号が表示されていて、入電時にヒアリングした番号と異なる場合にはその場でお客様に確認を取るようにしています。
また、着信履歴として残っている番号は携帯の番号で、折返し先が会社の電話番号だった場合等は、WEB検索を行う等、可能な限り電話番号に誤りがないように注意しています。

入電の報告内容には「折返しがほしい」とだけ記載があった。もう少し詳細を確認してほしい。

お電話頂いた際は、可能な限り先方にご用件を伺っています。しかしながら、場合によっては先方より「折返しくださいとだけお伝えください」、「ご用件はご存知かと思います」と言われてしまうこともあります。その場合は、用件欄にそのとおりに記載しメール報告しております。

基本サービスが、「担当者不在のため折り返し」となっているが、簡単な対応をしてもらいたい。

当社サービスとして、お電話は一次的な対応としております。しかしながら、ご契約者様からご要望があった場合、事前の打ち合わせを行った上で対応することもございます。その場合は、ご契約者様にQ&Aを作成頂いたり、事前打ち合わせの中でHPを見て回答する等ルールを決めたりした上で、対応しています。ご希望ございます場合は、お気軽にお問合せくださいませ。
※ただし、お電話1件の対応時間が長引く、もしくは難易度が上がる場合は当社での対応はできかねます。

メール報告の内容がわかりにくい。もっとわかりやすく報告してほしい。

お客様のご意見を頂き、メール報告フォーマットを変更しました。

現在は、以下の項目を箇条書きで記載しております。

メール報告内容:誰宛、入電時刻、相手名、電話番号(FAX番号、メールアドレス)、折返しの必要性、用件

※急ぎや至急の場合はその旨も記載します。内容が込み入った場合やクレーム等で早急な対応が必要な場合は、メールご報告後にご指定の連絡先に1度お電話します。

電話や急な来客等、必要時にメール報告をもらう際、1通10円がかからないようにできないか。

お客様のご意見及び社内業務の簡略化により、メールご報告時の通信費10円を無料に致しました。

営業電話でも報告がほしいものがあるのだが、報告はしてもらえるか。

当社では、営業電話のご報告は行っておりません。お電話を頂いた時点で丁寧にお断り申し上げております。ただし、ご契約者様よりご希望があった際には、お電話をお繋ぎする、もしくはご報告することも可能です。また、営業電話のようであってもお客様に有益な情報になるのではないかと当社セクレタリーが判断したお電話に関しては、ご報告するようにしています。

ボイスワープ設定を簡単に行いたい。電話での設定は工数がかかり、目視確認もできない。

2013年度までボイスワープオプションをご利用のお客様には、電話にて転送先をご設定頂いていました。その方法ですと、リモート用番号にダイヤルし、番号をいくつもプッシュし、転送設定を変更したり、転送先電話番号を登録したりする必要がございました。

現在は、お客様のお声を反映し、WEB上で設定する機能を追加致しました。初期設定費用を頂きますが、その後の月額利用料は無料でございます。

お問い合わせ・内覧申込みフォーム
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