電話秘書  ― バーチャルオフィスの主なサービス -  

会社や事務所の代表として、事務局の窓口として女性スタッフが電話対応を行うサービスです。

当社は、従量課金制と定額制の2種類の電話秘書サービスをご用意しています。電話本数が少ない方にはお値段を抑えて提供できるように、また電話本数が多い方や細やかでより質の高い電話対応を必要とする方にも電話秘書サービスを提供できるように体制を整えています。

どちらの電話秘書サービスも、相手の会社名・担当者名・連絡先・簡単な用件を伺い、メールで報告を行うところまでが含まれています。
アントレサポートで行う電話秘書サービスは、03専用電話番号貸しのオプションとしてだけでなく、電話秘書サービスだけを利用することも可能です。

【電話秘書サービスの基本】
・ヒアリング(相手の会社名・担当者名・連絡先・簡単な用件)
・メール報告(ご指定のアドレス。共通アドレスを作成頂くか、CCにて一括送信を行います。)
・緊急の場合の電話連絡(メール送信前後に緊急連絡先に電話をします。)

【電話秘書サービスの種類】
・基本料金が安い従量課金制(当社提携先の会社が行う電話秘書サービス)
・安心の定額制(アントレサポート社員が行う電話秘書サービス)

電話秘書 基本のサービス


基本
コール数
曜日 対応時間 貴社名
対応
即時
メール報告
内線感覚
電話取次
営業電話
お断り
時間外
アナウンス
緊急時
電話連絡
スタッフ別
対応
言づけ
伝言
スケジュー
ル把握
会社
情報案内
(道案内)
従量
課金
設定
なし
平日 9:00-18:00 × × × × × × ×
定額制 平日 9:00-18:00
1アドレス
2,000円

プラン別対応サービス -電話秘書- 

従量課金制 電話秘書サービス

定額制 電話秘書サービス

電話秘書  ― バーチャルオフィスの主なサービス -

会社や事務所の代表として、事務局の窓口として女性スタッフが電話対応を行うサービスです。

当社は、従量課金制と定額制の2種類の電話秘書サービスをご用意しています。電話本数が少ない方にはお値段を抑えて提供できるように、また電話本数が多い方や細やかでより質の高い電話対応を必要とする方にも電話秘書サービスを提供できるように体制を整えています。

どちらの電話秘書サービスも、相手の会社名・担当者名・連絡先・簡単な用件を伺い、メールで報告を行うところまでが含まれています。

【電話秘書サービスの基本】
・ヒアリング(相手の会社名・担当者名・連絡先・簡単な用件)
・メール報告(ご指定のアドレス。共通アドレスを作成頂くか、CCにて一括送信を行います。)
・緊急の場合の電話連絡(メール送信前後に緊急連絡先に電話をします。)

【電話秘書サービスの種類】
・基本料金が安い従量課金制(当社提携先の会社が行う電話秘書サービス)
・安心の定額制(アントレサポート社員が行う電話秘書サービス)

アントレサポートで行う電話秘書サービスは、03専用電話番号貸しのオプションとしてだけでなく、電話秘書サービスだけを利用することも可能です。

電話秘書 基本のサービス


基本
コール数
曜日 対応時間 貴社名
対応
即時
メール報告
内線感覚
電話取次
営業電話
お断り
時間外
アナウンス
緊急時
電話連絡
スタッフ別
対応
言づけ
伝言
スケジュー
ル把握
会社
情報案内
(道案内)
従量
課金
設定
なし
平日 9:00-18:00 × × × × × × ×
定額制 平日 9:00-18:00
1アドレス
2,000円

電話秘書 基本サービスの詳細

基本コール数 基本コール数の設定はありません。

【従量課金制】
基本料金2,500円とは別に1コール毎に250円(クレームは700円)発生します。
月に5件通常のお電話があった場合、2,500円+(250円×5件=1,250円)=3,750円となります。

【定額制】
電話の件数に関係なく、基本利用料13,000円にてご利用頂けます。
月に50件お電話があった場合、月に100件お電話があった場合、2ケースともに13,000円となります。
※少人数で対応しています。コンスタントに毎月100件お電話がくる場合は当社での対応が難しくなる可能性があります。

対応曜日 電話プランにより異なります。

【従量課金制】
土日祝日を含む毎日。
年末年始休暇はありません。

【定額制】
平日9:00~18:00の対応が可能です(土日祝日を除く)。
また、年末年始(12/29~1/3)は対応を行っておりません(営業時間外アナウンスが流れます)。

対応時間 電話プランにより異なります。

【従量課金制】
9:00~18:00の対応が可能です。

【定額制】
9:00~18:00の対応が可能です(土日祝日を除く平日のみ)。
その他の時間は営業時間外アナウンスが流れます。
03発信オプションをご利用頂けば、ご指定の時間からご指定の時間外アナウンスを流すことが可能です。

貴社名対

会社名だけでなく事務所名、屋号、サイト名、店舗名、事務局名でも応対可能です。

【従量課金制 電話秘書】対応可能
【定額制 電話秘書】対応可能

(対応例)

「お電話ありがとうございます。株式会社○○○でございます」
「お電話ありがとうございます。○○○の事務所でございます」
「ありがとうございます。○○受付事務局でございます」

貴社専用
ヒアリング項目追加

名前(会社名、氏名)、電話番号、折返し有無、用件に加えて、貴社ご希望の内容をヒアリングします。
少人数制で対応を行っているため、多くの項目の追加や難しい内容の確認は難しいですが、できる限りご要望にお応えします。

ご要望のヒアリング項目があれば、都度ご相談ください。料金内で対応可能かどうかお答えします。

(対応例)
・お客様のホームページアドレスを確認してほしい。
・研修参加希望日を確認してほしい。
・採用応募の場合、相手の年齢を聞いてほしい。○○の経験があるか聞いてほしい。
即時メール報告

従量課金制、定額制どちらの場合も入電後すぐにメール報告を行います。

先方の名前(会社名・担当者名)、電話番号、折返し必要有無、用件をご報告します。

【従量課金制】
メールアドレス5件まで(個別送信ではなく、一括送信)
担当者ごとに個別で報告を行うことはできません。

【定額制】
メールシステムが許す件数まで(個別送信ではなく、一括送信)
担当者によって個別に報告を行う場合、1アドレスにつき2,000円/月が発生します。

内線感覚
電話取次ぎ

初期費用:なし
月額利用料:3,000円

入電があった際に、折返しにすることなくお電話を保留にし、お客様の携帯電話や固定電話に内線のようにしてお繋ぎします。
通話料が発生する場合には、通話料を別途ご請求します。
従量課金制電話秘書ではこの対応を行うことは出来ません。

【従量課金制】
対応不可

【定額制】
対応可能。オプション費用として月額3,000円/月(内線取次先2件まで)

営業電話お断り

入電があった際に、折返しにすることなくお電話を保留にし、お客様の携帯電話や固定電話に内線のようにしてお繋ぎします。
通話料が発生する場合には、通話料を別途ご請求します。
従量課金制電話秘書ではこの対応を行うことは出来ません。

【従量課金制】
対応不可

【定額制】
対応可能。オプション費用として月額3,000円/月(内線取次先2件まで)

時間外アナウンス
基本利用料:無料
貴社専用:月額無料、
アナウンス変更時2,000円/回

電話秘書対応時間外には、時間外アナウンスが流れます。各社共通です。

【従量課金制電話秘書】
対応不可

【定額制電話秘書】
時間外アナウンス時間:18:00~翌9:00
また、03発信オプションにご加入頂ければ、ご指定の時間にご希望の時間外アナウンスを流すことが可能です。
03発信オプションで貴社専用の時間外アナウンスをご利用される場合、アナウンス変更する際に2,000円の手数料が発生します。アナウンスの声はアントレサポートの秘書の声です。

緊急時電話連絡

緊急の電話が入った場合、クレームの電話だった場合、入電報告メールとは別に緊急連絡先としてご指定頂いている携帯電話や固定電話宛にアントレサポートよりお電話します。LINEでのやりとりが可能な状態であれば、LINEでもご連絡する場合がございます。

アントレサポートからの着信が残っている場合、急ぎのお電話が入った可能性が高いので、メールをご確認ください。
発生した通話料は別途ご請求します。

【従量課金制 電話秘書】
対応不可

【定額制 電話秘書】
対応可能。ご契約時に緊急連絡先をお知らせいただきます。追加・変更の場合は随時ご連絡ください。

(対応例)
緊急連絡は基本的にスタッフの判断で行いますが、次のようなケースの際に緊急連絡を行うことが多いです。

・お客様が大至急とおっしゃった場合

・クレームの場合

・お約束(待ち合わせ時間)まで間がない時間変更の場合

スタッフ別対応
(個別メール報告)

月額利用料:
アドレス追加ごとに2,000円
緊急時電話連絡

スタッフ別に入電報告アドレスを変更することも可能です。報告アドレス追加ごとに2,000円/月が発生します。

入電報告を複数人で確認したいという場合には、共通アドレスをご用意いただくことをお勧めします。もしくはCCに宛先を追加し一斉送信してよろしければ、このオプションは不要です。

鈴木宛ての電話は鈴木のアドレスに、佐藤宛ての電話は佐藤宛てのアドレスに……とスタッフ別(用件別)に報告アドレスを変更する場合にこのオプションが必要になります。

【従量課金制 電話秘書】 対応不可
【定額制 電話秘書】報告アドレス追加ごとに2,000円/月

言づけ伝言

特定のお客様からお電話があった際に、ご利用者様からお預かりした言付けをお伝えいたします。

打合せや出張等の外出の際に、大切なお得意先様からお電話が入っても、折り返しのご案内ではなく、ご指示頂いた内容を先方にお伝えし、安心感を与える応対をします。

【従量課金 電話秘書】
対応不可

【定額制 電話秘書】
対応可能。オプション費用は不要です。

スケジュール把握

お客様からお電話があった際に、レンタルオフィス・バーチャルオフィスご利用者様のスケジュールをお伝えします。

外出や出張の際、事前に当社のホットライン(問い合わせダイヤル)または、Eメールへご連絡いただければ、帰社予定時間をお客様へお伝えするなどの応対をいたします。

スケジュールを事前に賜ることによって、より細かくスムーズな応対を行うことができます。

会社案内
(道案内)

レンタルオフィス・バーチャルオフィスご利用者様の会社・事務所等へのアクセスのお問い合せに対応いたします。

貴社ホームページを拝見しながらご案内することが可能です。ご希望の場合は、ご契約時に貴社ホームページをお知らせください。

【従量課金制 電話秘書】 対応不可
【定額制 電話秘書】 対応可能

電話秘書サービスの種類  ― バーチャルオフィスの主なサービス -

従量課金制は月間の電話本数が40件以下のご利用者様向けです。
基本利用料は月額2,500円ですが、1コール受けるごとに250円(クレームの場合は700円)が加算されていきます。
また、03専用番号貸し(1,000円/月)と03発信オプション(2,000円/月)利用が必須のサービスです。

定額制は月間の電話本数が多い、もしくは少し難易度が高く丁寧で細やかな対応を望まれるご利用者様向けです。
基本利用料は月額13,000円、コール数での従量課金はありません。法律事務所のような専門用語が飛び交う場合の対応もお任せください。
次回期日候補日のヒアリング、提出書類の確認、書類訂正箇所の確認等、折返しにすることなく用件を伺いメールにて報告することが可能です。

電話秘書サービスの種類


基本料金 1コール毎 クレーム
1コール毎
条件 対応 対応者 NG対応
従量
課金
2,500円 250円
※営業は含めません
700円 03専用電話番号貸し(1,000円)
03発信プラン(2,000円)利用必須
※基本利用料1000円+2,000円+2,500円
会社の代表として対応。
基本「担当者不在、折返し」を案内。
簡単なQ&Aは作成頂ければ対応可。
コールセンターのアルバイトスタッフが対応 受発注対応NG
担当者ごとに送信アドレス変更はNG
道案内NG
定額制 13,000円 HPを見てご案内できるところはご案内。
(対応例)
・法律事務所秘書
・ネットショップ問合せ対応窓口
・レッスン、講演会参加申し込み窓口
アントレサポート社員が対応 受発注対応NG

従量課金制 ベーシック電話秘書サービス 2,500円/月+1コール毎250円or700円

安心の定額制 アントレサポート電話秘書サービス 13,000円/月

定額制電話秘書の流れ

03電話番号発信オプションを利用する場合 -定額制電話秘書-

電話関連のオプション ― バーチャルオフィスの主なサービス -

03電話番号貸し、03番号発信を利用する?

電話関連のオプション 種類と費用


平日18時~翌朝9時まで、祝日
営業時間外アナウンス

番号貸し 03発信 内線化端末増加1台毎 電話秘書 1コール 外線転送 フリーダイヤル
追加
ボイスワープ 時間外アナウンス
ベーシック 2,000円 × 不可 13,000円 3,000円 2,000円 1,000円
スタンダード 3,000円 不可
※03発信はサーバーに発信する必要有。通話料は1分70円
2,500円 250円/1コール
※クレーム700円/1コール
不可 2,000円 1箇所0円 不可
プレミアム 5,000円 1,000円/月 13,000円 2,000円 2,000円 時間設定可。
アナウンスは自由に設定可。
(アントレサポートスタッフの声でアナウンスが流れます)

Q&A ― バーチャルオフィスの主なサービス -

電話秘書サービス よくある質問

報告メールにお金はかかるの?

入電報告のメールに費用はかかりません。基本サービス料金内に含まれていますのでご安心ください。

折返しではなく、電話を保留にしてつないでもらうことはできるの?

アントレサポートの電話秘書であれば、可能です(従量課金制 電話秘書は対応できません)。
電話をかけてきた方にとっては、保留後、内線で電話を繋いでもらったという感覚です。

レンタルオフィス・バーチャルオフィスご利用者様のスマートフォンを内線化する場合と、内線化しない場合により料金が異なります。詳しくはお問い合わせください。内線化した端末同士の通話は無料になります。

従量課金制と定額制、電話対応をする人の違いは?

従量課金制電話秘書は、アントレサポートの社員ではなく、コールセンターのアルバイトスタッフが対応します。コールセンターではもちろん研修を受けた女性スタッフが対応しますのでご安心ください。

定額制 電話秘書は、アントレサポートの社員が対応します。電話の教育を受けていることはもちろんですが、コールセンターの電話教育とは異なり、秘書としての教育も行っています。コールセンターっぽくない電話対応を行うことができます。

英語の対応はお願いできる? 中国語は?

従量課金制 電話秘書では英語対応はできません。
アントレサポートで行う定額制 電話秘書は、簡単な英語対応が可能です。ただし、ビジネス英語の電話対応をサービスとして提供してはいません。そのため、英語対応分の費用もいただいていません。英語の電話が頻繁にかかってくる場合は当社ではお受けすることができない場合があります。
中国語の対応は行っていません。

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