東京都の主要エリアの貸し会議室を比較する

貸し会議室

 

都内においても大中小、さまざまな貸し会議室が存在していますが、このようにたくさんある貸し会議室の中から実際に利用したい時、どのように選んでいけばいいのでしょうか。

 

このページでは、貸し会議室の地域ごとの料金相場や、貸し会議室が提供するサービスの種類、選ぶ際の注意点などについて、詳しく説明をしていきます。

貸し会議室のサービスとは

貸し会議室とは、時間単位でレンタルできる会議室のことです。

よく知られているところだと、全国各地に小~大規模まで会議室施設を展開している「TKP貸し会議室」があります。

 

「社内に会議室がない」「社内会議室のスペースや設備が不足している」または、「普段は自宅で仕事をしている」「外部の人を招いて勉強会やセミナーを行いたい」といった方などが多く利用されています。

 

単に会議室スペースをレンタルするだけでなく、プロジェクターやマイクなどの機器もレンタルでき、さまざまな利用目的や人数にマッチした会場を選ぶことができる「貸し会議室」は、ビジネス目的だけではなく、趣味の教室としての利用や、パーティーの場で利用されることも多くあります。

どんな人が利用している?

会議室の規模によって利用者層が異なります。

100~200名の大人数の収容が可能な貸し会議室は、企業(法人)の利用がほとんどです。

中でも、大企業~中堅企業(中小企業の中でも、比較的規模の大きな企業)の利用が多く、「社内研修」「社内発表会」「クライアントとの合同会議」などのシーンで利用されています。

 

10名未満の少人数収容の小さな会議室は、零細企業や中小企業のほか、フリーランスや個人事業主の方の利用も多くみられます。

定員(収容人数)はどのくらい?

定員数は、会議室の規模によって異なります。
一般的に言われる「小会議室」「中会議室」「大会議室」それぞれの定員数は以下の通りです。

 ●小会議室  ~10名程度

 ●中会議室  ~40名程度

 ●大会議室  ~100名程度

同じサイズであっても、「口の字形式」「コの字形式」「スクール形式」など、座席のレイアウトによって収容できるキャパシティは変わります。

利用したい施設へ定員数を確認する際は、「どのようなレイアウトでの定員数なのか」をあわせて確認するようにしましょう。

 

予約方法は?

電話による予約以外に、WEB予約を行っている貸し会議室もあります。

WEB予約の場合、空き状況をオンライン上で確認できるので、移動中などの隙間時間を利用して予約からキャンセルまで一括で行える点は、とても便利だといえます。

 

貸し会議室を比較する

また、貸し会議室によっては、「本予約」の前に、限られた期間に限り会場を押さえることができる「仮予約」を許可している会場もあります。

「仮予約」の段階ではキャンセル料が発生しないため、まだスケジュールが確定していない場合でも安心して予約を取ることができます。

 

「急に打ち合わせ日程が変更になってしまった」「セミナーの募集状況が芳しくないので中止になった」などの理由でキャンセルとなるリスクを考えると、「仮予約」ができる貸し会議室を選んだ方が安心です。

貸し会議室のエリアごとの料金相場を比較する

貸し会議室の利用料金は、立地条件やサービスによってさまざまです。

東京の主要駅といわれている東京駅・新宿駅・渋谷駅・池袋駅・品川駅エリアの、「小~中規模」の貸し会議室の、1Hあたりの料金相場を見てみましょう。

 

エリア 東京駅エリア 新宿駅エリア 渋谷駅エリア 池袋駅エリア 品川駅エリア
料金相場
(※1Hあたり)
¥4,000~¥20,000 ¥3,000~¥15,000 ¥5,000~¥25,000 ¥3,000~¥15,000 ¥4,000~¥20,000

 

上記例はほんの一例で、同じエリアでも㎡数や、設備・サービス内容によっても大きく異なりますが、都内の主要駅エリアや、ビジネス街としても人気が高いエリア、設備が充実していて新しいところは、料金が高い傾向があります。

 

渋谷駅エリアの料金が高い理由としては、小~中規模の会議室の需要が高いことが挙げられます。

IT業が盛んな渋谷駅エリアは、ノマドワーカー(パソコンやタブレット端末などを使い、Wi-Fi環境のある喫茶店やシェアスペースなどで仕事をする人)が多く、外部の人との打ち合わせで貸し会議室を利用する機会が多いため、他のエリアに比べて相場が高くなっています。

 

最近では、格安なところだと1Hあたり1,000円以下で利用できるところも存在していますが、反対に、株主総会などの大きなイベントで利用されるような大会議室や大ホールの場合、1時間あたり10万円を超える会議室もあります。

 

利用を検討しているエリア、必要な㎡数を決めたうえで、貸し会議室の料金を比較するのが良いでしょう。

貸し会議室をサービスで比較する

都内には、利用目的に合わせた、さまざまな規模・雰囲気・サービスの貸し会議室が存在しています。

予算や利用用途に合わせて、最適な貸し会議室を選びましょう。

少人数で利用できる会議室

少人数での社内会議やミーティング、クライアントとの打ち合わせなら、定員~10名くらいまでの、小規模会議室の利用がおすすめです。

貸し会議室は㎡数が大きくなればなるほど利用料金が高くなっていきますが、小さな会議室であれば、立地などさまざまな条件で優れている会場でも、比較的格安な料金で利用することが可能だからです。

 

貸し会議室の規模は、運営会社によって大小かなりの差があります。まずは、希望する広さの会議室があるかどうか、空き状況はどうかを確認してみましょう。

おしゃれな会議室、眺めのよい会議室

貸し会議室というと、ビルの一室の無機質な雰囲気のスペースを連想される方は多いのではないでしょうか。しかし、最近の東京都内には「おしゃれな会議室」「眺めや景観がよい会議室」が増えています。目的や用途に応じて利用してみると良いでしょう。

 

おしゃれな会議室

【おしゃれな会議室の例】

・コンクリート打ちっぱなしの会議室

・北欧風の会議室

・クリエイティブな会議室

・デザイナーズ会議室

・アンティーク会議室

 

【眺めがよい会議室の例】

・高層ビルの会議室

・両面ガラス張りの会議室

・建物のベランダ・テラスを使った会議室

 

例えば、ホテルのラウンジのようにラグジュアリーでおしゃれな会議室なら、女性がたくさん集まるセミナーには好評でしょう。スタートアップMTGのように若い人が集まる会議なら、クリエイティブな雰囲気は欠かせません。大勢のエグゼクティブが集まるビジネス会議なら、景観が良ければ、開放感から自由闊達に意見が飛び交うことでしょう。

 

貸し会議室は、建物の作りやロケーションによって雰囲気はさまざまですので、使用目的にマッチした貸し会議室を選ぶことが大切です。気になる物件は事前に下見をすることをオススメします。

受付のある会議室

貸し会議室を選ぶ際、その施設に受付スタッフが常駐しているかどうか確認することも重要です。

たとえば受付スタッフがいる貸し会議室は、下記のようなメリットがあります。

 

受付のある会議室

◎ 当日、スタッフが部屋まで案内してくれたり、お茶を出したりしてくれる

◎ 当日、何か急にトラブルが発生した際に臨機応変に対応してくれる
(クライアントが道に迷った、会議に使用する機器の接続がうまくいかない、etc…)

◎ 相談すれば事前に荷物の受取をしてもらえる

 

クライアントを交えての打ち合わせやミーティングの場合、先方が早く到着してしまうことがありますが、受付スタッフがいれば入り口で長い間待たせることもなく、部屋まで誘導し、お茶出しをしてくれるため、相手からも好印象に映るはずです。

 

なお、最近増えている格安料金の会議室は、主に人件費を削減しています。

そのため、スタッフが常駐していない「無人会議室」となっているところが多く、クライアントや取引先が関わる利用の場合は注意が必要です。

貸し会議室を選ぶ際の注意点

場所・広さ・雰囲気など、目的に合わせて選べることが魅力の貸し会議室ですが、自社のリソースではなく外部の環境である以上、注意しなければならないポイントもいくつかあります。

以下、注意ポイントについて解説します。

 

設備・利用時間・料金体系・禁止事項を確認する

「設備」「利用時間」「料金体系」「禁止事項」の4つについては、重要なポイントですので事前に必ず詳細を確認しておくようにしましょう。

 

(1)設備は有料?

設備に関して、有料でプロジェクターや音響機器のレンタルができる貸し会議室と、無料(基本料金に設備代が含まれている)の貸し会議室があります。

有料で貸し出ししているところが多いので、当日必要となる備品の料金は、必ず確認をしておきましょう。

なお、インターネットに関しても有料の場合があるので注意が必要です。

 

一般的によく利用されるものは、下記の設備・備品です。

 ・ホワイトボード

 ・プロジェクター、スクリーン

 ・マイクなどの音響

 ・延長コード、HDMIなどの音声ケーブル

 ・インターネット

 

「予想していたよりかなり大きな費用がかかってしまった…」ということにならないように、必要な設備がそろっているか、設備の利用料はいくらかかるのか、事前にチェックしておくことが大切です。

 

(2)利用可能時間は?

「平日のビジネスアワーのみ」「土日利用OK」など、貸し会議室によって利用可能時間もさまざまです。最近増えている格安の無人会議室には、24時間利用OKのところもあります。

ただし、「1日3Hまで利用可能」というように、1日の利用時間に制限を設けている場所もあるので、利用可能時間と合わせて、1日あたりの予約可能時間数についても必ず確認をしておきましょう。

 

(3)料金体系は?

貸し会議室によって、営業時間内すべて一律料金の場合と、平日、土日、早朝、夜間で料金が異なる場合など、料金体系が異なっています。

下記のような時間区分の料金体系が一般的ですので、確認しておくようにしましょう。

 

 ・1時間ごとの利用料金

 ・午前/午後の半日ごとの利用料金

 ・早朝/夜間の利用料金

 ・終日利用or貸切料金

 

早朝/夜間時間は、割増料金になる場合が多く、注意が必要です。

あらかじめ長時間になることが予測できる場合は、1時間ごとの利用よりも、かえって半日利用や終日利用のほうが安くなる可能性もありますので、料金体系は要チェックポイントです。

 

(4)違約金が発生することも!注意事項・禁止事項も必ず確認

さまざまな用途で利用される貸し会議室には、必ず「利用規約」があり、禁止されている事項があります。内容は施設により異なりますが、確認が必要となる最低限のポイントについてまとめましたので参考にしてみてください。

 

● 飲食の持ち込み可否

● マイクや音響の使用可否

● ごみの処理方法(持ち帰りか、ごみ捨て場利用可か)

● 入室時間/退室時間(予約時間に含まれるのか、予備時間が設けられているのか)

 

会議室の設備

 

飲食の持ち込こみついては、汚れやにおいの問題で、飲食物の持ち込みそのものを禁止している施設もあるため気をつけましょう。

また、飲食そのものはOKでも、持ち込みは禁止で、「施設のケータリングのみ許可」「施設内の自販機のみ許可」の貸し会議室もあります。

 

プレゼンやセミナーなどで、音響機材を使う予定の場合は、防音処置がされていない貸し会議室の場合、マイクの使用そのものを禁止している施設もありますので注意が必要です。

 

ごみの処理方法に関しては、「施設に申請して無料or有料で処理してもらえる」「原則すべて持ち帰り」など、施設によってさまざまですので、当日に困らないよう事前に確認をしておきましょう。

 

また、入室と退室時間も重要なポイントなので、必ず詳細を確認しておくとよいでしょう。

当日、前もって会場準備をしておきたい場合、予約している時間の数分前なら入室を許可している施設と、予約時間前の入室を一切許可していないところがあります。

準備や片付けに時間がかかることがわかっている場合は、何分前から入室が可能なのかを確認し、時間前入室不可の場合は、準備・片付けも含めた時間で予約をしましょう。

時間内の片付けが終わらずに、次の利用者に迷惑をかけるようなことがあった場合、追加料金を請求される可能性があります。

 

その他の注意事項・禁止事項に関しても、事前のチェックを怠り違反してしまった場合、違約金が発生することもありますので、必ず細かな部分まで確認した方が安心して利用することができます。

支払い方法・キャンセル料を確認する

支払い方法は、「前払い」「当日支払い」「後払い」の施設があります。

キャンセル料に関しては、仮予約の段階では発生しませんが、本予約になった時点で発生するケースが大半です。

また、利用そのもののキャンセルだけでなく、会場(施設)の変更や、利用時間の変更などもキャンセル料発生の対象となる場合がありますので注意してください。

貸し会議室の利用規約などにキャンセル料に関しての記載が必ずありますので確認し、不明点があれば施設に問い合わせてみましょう。

複合機の利用について確認する

複合機が格安で利用できる便利な貸し会議室もあります。

「打ち合わせ当日に、社員(あるいは、クライアント)が資料の印刷を忘れてきてしまった…」

「急遽参加人数が増え、資料が足りなくなってしまった…」

 

このように、急に印刷が必要になるケースは意外と多くあるので、複合機利用に関して見落としがちなポイントですが、利用可能な施設を選んでおくと安心です。

会議に集中できる環境であるかどうか確認する

常に周囲の話し声や雑音が聞こえたりするような環境では、集中力が阻害され、大事な打ち合わせやプレゼンテーションに支障が生じてしまいます。

貸し会議室を選ぶ際には、価格や雰囲気の前に、まず利用を考えている施設が「ビジネスに集中できる環境であるかどうか」をよく確認して選ぶことが大切です。

 

壁が薄く、音が筒抜けの貸し会議室は会議に集中することが難しいため避けたほうが懸命です。防音処置が施されている施設もありますので、重要なミーティングで利用する時はそのような貸し会議室を選んでおけば安心です。

 

いずれにしても、貸し会議室を利用する際には事前に下見をして、施設からの音の漏れ具合をチェックしておくことが大事です。

 

集中できる会議室

少人数で貸し会議室を利用するなら、アントレサポートがおすすめ

東京で少人数利用の貸し会議室を検討しているなら、ぜひアントレサポートをご利用ください。

アントレサポートの貸し会議室は、渋谷駅と四ツ谷駅近くに2拠点あります。

 

渋谷の貸し会議室では、4名まで利用可能な小会議室を貸し出ししています。

施設エントランスを入ると、フロントには受付秘書が常駐しており、利用者の方を笑顔でお出迎えいたします。

また、お部屋へのご案内とお茶出しも行っています。夏は冷たい麦茶、冬は温かいお茶を用意してお客様へ提供させていただきます。

 

JR線「四ツ谷駅」から徒歩30秒と、アクセス抜群の四ツ谷の貸し会議室は、4名~9名用の会議室計3部屋をご用意しています。

白を基調とした清潔感のある4名用のお部屋と、赤い色が差し色として使われているエネルギッシュな雰囲気の9名部屋、窓付きの開放感あふれる9名用部屋をご用意しており、すべての会場にホワイトボードを完備しています。

ホワイトボード、インターネットは無料で利用でき、窓付きの9名用会議室なら、プロジェクター・スクリーンも追加費用無しで利用可能です。

 

アントレサポートの貸し会議室にはほかにも、次のようなメリットがあります。

 

 ・24HいつでもWebで空室状況確認OK

 ・当日の荷物受取相談OK

 ・インターネット無料

 ・全会議室に内線電話あり(四ツ谷のみ)

 ・防音の会議室あり(四ツ谷のみ)

 ・完全個別空調(四ツ谷のみ)

 ・コンビニより安い複合機(渋谷:白黒6円・カラー25円/四ツ谷:白黒8円・カラー40円)

 

さらに四ツ谷貸し会議室では、会議室利用が多い方向けに、「貸し教室プラン」も提供しています。

月3万円という格安の月額料金で、4名~9名までの四ツ谷の全会議室が24H365日使い放題(1日3Hまで)、社名プレート掲示や名刺・HPに住所の掲載も可能なので、塾や教室の利用としてもたくさんの利用者様からご好評いただいています。

 

貸し会議室の利用は事前予約制ですが、空室があれば当日のご予約も受け付けていますので、どうぞお気軽にお問い合わせください。

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