BCP対策・コロナ対策に有効な
レンタルオフィスの活用方法

多くの企業がBCPやコロナ対策に頭を悩ませている現在、レンタルオフィスが大いに活躍するのをご存じでしょうか。

レンタルオフィスとは何かを知っていても、事業継続やコロナ対策としてどんなメリットがあるのかまで考えたことがないかたは多いはず。

この記事ではBCPやコロナ対策として、レンタルオフィスをおすすめする理由をご説明します。

事業継続に必要な基本に沿って考えれば、レンタルオフィスの活用はメリットが多いことに気づいていただけるはずです。

それではさっそく、レンタルオフィスをBCPやコロナ対策としてどう活用するのかご覧ください。

BCP対策・コロナ対策に重要なものとは

企業のコロナ対策において特に課題となったのが三密回避

ソーシャルディスタンスの徹底やパーテーションの設置をおこなった企業が多いなか、サテライトオフィスの設置やテレワークの導入によりオフィス規模を縮小した企業も多くありました。

事実、賃貸用不動産市場に関する調査をおこなうザイマックス不動産総合研究所によると、コロナウィルス拡大に伴って東京都内におけるオフィスの空室が急激に増えているのが分かります。

参考:株式会社ザイマックス不動産総合研究所 オフィスマーケットレポート 東京 2020Q2

オフィスという存在は、事業にとっていかに重要なリソースであるかが分かる結果と言えるでしょう。

そもそも事業を継続させるにあたり、大事な経営資源が4つあります。

【4つの経営資源】

  • ●人(従業員)
  • ●モノ(場所)
  • ●金(資金)
  • ●情報(データ)

4つの経営資源はそれぞれ相互関係にあり、人である従業員がいても業務をおこなう場所や給料を支払う資金がなければ事業は成立しません。モノ(場所)があっても、働く人がおらず情報もなければ事業は成立しないでしょう。

つまり、企業のBCP・コロナ対策において4つの経営資源をいかに確保するかが大変重要な課題。なかでも拠点となるオフィスの確保や賃料のコストダウンは、BCP・コロナ対策における重要なリソースを考えるうえで大きなウエイトを占めていると言っても過言ではありません。

そもそもレンタルオフィスを活用するメリットとは?

企業のBCPやコロナ対策でおすすめのオフィス形態のひとつが、「レンタルオフィス」です。

レンタルオフィスとは、デスクやオフィス機器、インターネット回線などの最初から設備が整った、一時利用が可能なオフィス形態。受付や電話秘書サービスを提供しているケースも多く、賃貸借契約ではなく利用契約を締結するのが一般的です。

BCPやコロナ対策におけるレンタルオフィスの活用は、企業にとって多くのメリットを生みます。

【BCP・コロナ対策でレンタルオフィスを活用するメリット】

  • ●契約から利用までの期間が短い
  • ●安い初期費用で利用を開始できる
  • ●オフィスに必要な家具や設備が揃っている
  • ●賃貸オフィスよりも毎月の利用料が安い
  • ●登記が可能で許認可も取れる
  • ●利便性の良い立地である
  • ●掃除や消毒をおこなってくれる
  • ●セキュリティ性に優れている
  • ●従業員の人数が変わっても簡単に部屋移動が可能
  • ●場合によっては異業種交流が可能
  • ●郵便物の受け取りや秘書サービスがある

1990年代から始まったIT革命は、あらゆる業務の効率化や可視化、コストダウンに大きく寄与しました。

世の中のIT化が進むにつれ、人々の働き方やオフィス形態の選択肢が劇的に増えたのも記憶に新しいところでしょう。

そんななかで発生した、コロナウィルスによる世界を巻き込んだ騒動。

レンタルオフィスは業務の効率化や働き方改革だけでなく、企業の事業継続にも大きく貢献するオフィス形態なのです。

BCP・コロナ対策とレンタルオフィス 3つの活用方法

ではBCP・コロナ対策におけるレンタルオフィスは、どのような活用方法だとメリットを得られるでしょうか。

前述のメリットを基に、BCP・コロナ対策でレンタルオフィスを活用する具体的な方法をご紹介します。

【活用方法1】従業員のリモートワーク・テレワークスペースとして活用!

企業がコロナ対策でもっとも苦労したと言えるのが、「リモートワーク・テレワークへの移行」です。

テレワークを導入するにあたっては業務に必要な文具や機器を揃えなければならず、勤怠管理や情報セキュリティの確保を同時進行で進めなければいけません。

レンタルオフィスであれば、最初から業務に必要なオフィス家具や機器が整っており、第三者がオフィスに侵入できないようセキュリティも充実しています。また、利用する人数に合わせて部屋移動も可能です。

BCP・コロナ対策と同時にイニシャル・ランニングコストを安く抑えられるのは、レンタルオフィスならではのメリットと言えるでしょう。

【活用方法2】サテライトオフィスや会議室などの分散拠点として活用!

コロナウィルスの蔓延によってテレワークが推進されているとはいえ、事業内容によっては少人数で仕事をおこなえる一定規模のスペースが必要になることもあります。

たとえば、モノづくりに関わる業種であったり会議やエスカレーションといった緊密な連携が必要だったりする業務です。

レンタルオフィスは1人利用の部屋もあれば、2~3人で利用可能なスペースや多人数の収容が可能な会議室が用意されています。

大規模スペースで大人数が働くオフィスから分散型のサテライトオフィスへの移行は、コスト削減も兼ねてレンタルオフィスの活用を検討してみてはいかがでしょうか。

【活用方法3】フィジカルディスタンスの確保を目的として活用!

コロナによる一連の騒動により「ソーシャル(社会的)ディスタンス(距離)」という言葉が広く使われるようになりました。

しかしソーシャルディスタンスは社会からの孤立や隔離をイメージさせるため、現在は「フィジカル(物理的)ディスタンス(距離)」という言葉が推奨されています。

いずれにせよコロナ対策として従業員同士の物理的かつ適切な距離間を保ち、衛生管理の徹底を自社でおこなうのは多大なコストと労力が必要です。

レンタルオフィスでは各スペースが個室になっており、フィジカルディスタンスが確保されています。

また室内の消毒感染者が発生した際の対応フローが整っているレンタルオフィスも少なくありません。

自社ですべてのコロナ対策をおこなう労力を考えると、レンタルオフィス活用はフィジカルディスタンスの実現に一翼を担うでしょう。

レンタルオフィスの活用は人件費削減にもつながる!

 

会社経営をおこなうにあたり、総コストの30~40%を人件費が占めると言われています。

人件費といっても給料だけでなく、従業員の交通費や福利厚生、使用する機器代、光熱費をすべて含んだものが本来の人件費です。

コロナ対策としてテレワークの導入を検討しても、交通費や業務に必要な機器の貸与、業務遂行にあたって発生する光熱費が足かせになっているケースも少なくありません。

レンタルオフィスは、業務に必要な機器が揃っているうえ、水道光熱費はレンタルオフィス側が支払っています。

またコロナ対策でパーテーションを購入したり消毒に費用をかける必要もないため、レンタルオフィスはBCP・コロナ対策と同時に人件費を削減できる理想的なオフィス形態と言えるでしょう。

オフィスの縮小や分散化が求められるいま、あなたの会社でもレンタルオフィスの活用を検討してみてはいかがでしょうか。