レンタルオフィスのセキュリティは8項目をチェック!
見落としがないか一覧で確認!

レンタルオフィスセキュリティチェックイメージ画像

レンタルオフィスの利用を検討しているあなたは、こんなことを考えたことがないでしょうか。

  • ●知らない個人も出入りするのが心配……
  • ●情報漏洩が心配で大事な仕事をできなさそう……
  • ●聞かれたくない電話が聞こえてしまいそう……

レンタルオフィスのセキュリティレベルは大事な要素。せっかく利用するなら、セキュリティ面で安心できるレンタルオフィスを利用すべきです。

ただそもそも「セキュリティの高いレンタルオフィスとは?」が問題。


そこでこの記事では、チェックすべきレンタルオフィスのセキュリティを8項目の一覧で解説。

「確かに!」と思えるセキュリティ項目もありますので、自分では思いつかなかったり見落としていたりする点がないかも踏まえてご覧ください。

【レンタルオフィスのセキュリティ1】受付の有無と作業スペースの施錠について

レンタルオフィスのセキュリティでまずチェックしたいのが、不審人物や関係者以外の立ち入りを制限できるかどうか。

最低でも以下2つはチェックしておきましょう。

  • ●受付は常駐しているか
  • ●各個室に専用鍵があるか

レンタルオフィスは運営スタッフが無人か有人で分かれます。無人のレンタルオフィスは誰が出入りするか分からない怖さがあります。

不審者の侵入防止のために、最低でも受付のいるレンタルオフィスを選ぶようにしたいところです。

業務を行う個室も鍵は必須。最近は漫画喫茶ですら鍵が付いています。

誰でも出入りできる鍵のない個室のレンタルオフィスは避けたほうが良いでしょう。



【レンタルオフィスのセキュリティ2】ビルがオートロック、セコムなどを導入しているか


作業スペースの出入りはもちろん、ビル自体の入退館についてもチェックしましょう。

主にチェックすべきは2点です。

  • ●オートロックが導入されているか
  • ●セコムなどの警備会社と契約しているか

レンタルオフィスは、オートロックが導入されていて専用のカードキーなどを用意してくれているとベストです

。オートロックは鍵の閉め忘れというヒューマンエラーを防止し、営業時間外でも専用のカードキーで利用できるメリットがあります。

また併せて、異常を検知したらすぐに駆け付けてくれる警備会社と契約しているかもチェックポイントです。

ビル内への侵入に対する堅牢な警備体制であるかもしっかりチェックしましょう。

【レンタルオフィスのセキュリティ3】その他施錠できる箇所の確認

ビルと作業スペース以外でも、鍵の有無をチェックしておきたいポイントはいくつかあります。

  • ●作業スペース内のキャビネットやロッカーの鍵
  • ●ビルのフロアに入るためのセキュリティキーなど

さすがにキャビネットやロッカーに鍵が付いていないということはないでしょう。ただ鍵が壊れているのに放置したままの運営状況なら避けるべきレンタルオフィスです。

またビルによっては、ビルの出入りだけでなく各階のフロアごとの出入りでもオートロックを採用しています。

「ビル」「フロア」「作業スペース」と3重のセキュリティが施されているレンタルオフィスなら、安心して利用できると判断して良いでしょう。

【レンタルオフィスのセキュリティ4】完全個室のレンタルオフィスであるか

システム的な話だけでなく、ハード的なセキュリティとして「完全個室」という点も重要です。

完全個室の利点は2つ。

  • ●業務上の秘密を漏洩する心配がない
  • ●私物の盗難という心配がない

昨今のオフィス形態は実に様々。ビジネスとしてコミュニティ形成ができるコワーキングスペースや簡単なパーテーションが設置されたオープンなシェアオフィスなど、オフィスの定義も随分と様変わりしました。

その反面、第三者が自由に行き来するコワーキングスペース、シェアオフィスは情報漏えいの可能性があり、セキュリティ面で良いとは言えません。

他者とのコミュニティ作りなら他の場所でもできます。目的に合ったオフィス選びが必要です。

レンタルオフィスで仕事をするなら、必ず完全個室のレンタルオフィスを選ぶようにしましょう。

【レンタルオフィスのセキュリティ5】作業スペースのパーテーションの高さや防音性

レンタルオフィスの個室といっても、実は定義が曖昧。簡単なパーテーションで仕切っているだけの個室もあれば、天井から床までしっかり壁で仕切られている個室もあります

ただ少なくとも、立ち上がると簡単に隣の作業スペースが見えてしまうような個室は避けるべきです。

第三者による情報の覗き見防止や音漏れによる情報漏洩を防ぐなら、天井まで壁で仕切られている完全個室がベスト。

東京のような建物が密集するエリアでは、消防法の関係で完全個室ではないレンタルオフィスも多くあります。ただ天井部の欄間部分が少し空いているという場合なら安心して良いでしょう。

【レンタルオフィスのセキュリティ6】無線LANやWi-Fiを利用できるのは契約者だけか

実際に業務を始めたとして、必ずチェックすべきがレンタルオフィスの「ネットワークセキュリティ」です。

事実、レンタルオフィスのインターネットセキュリティについてインターネットで調べると「シェアオフィス wifi セキュリティ」「コワーキングスペース wifi セキュリティ」という言葉が出てきます。

それだけ気にしている人が多いということでしょう。

レンタルオフィスも無料Wi-Fiや有線といった通信環境を提供している会社がほとんど。レンタルオフィスも有線LANならある程度安心ですが、複数人が同時使用できるWi-Fiは注意が必要です。

普通のレンタルオフィスなら、無料Wi-Fiは契約者だけが利用できるように「SSID(ネットワーク名)」と「セキュリティキー(パスワード)」が用意されているはずです。

理由は無関係な第三者が使用したり、通信を傍受できないようにしたりするため。

完全なフリーWi-Fiでも、パソコンの通信設定さえしていれば問題ないことはITに詳しい方ならご存知かと思います。ただ通信速度を考えると、レンタルオフィスの契約者だけが使用できる設定になっていたほうが良いでしょう。

【レンタルオフィスのセキュリティ7】書類の管理や廃棄について配慮されているか

レンタルオフィスでの業務中にもう一つ気になるのが、「書類管理や廃棄」の方法。

主に2点をチェックしましょう。

  • ●コピー機や複合機がICカードなどで認証するタイプか
  • ●シュレッダーが設置されたレンタルオフィスであるか

レンタルオフィスの多くは、サービスとしてコピー機や複合機を利用できます。

ただ大事なのは、「ICカードや指紋などでの認証式」であるかどうか。認証式でない印刷機だと印刷物の取り違えという危険性があるため、情報漏洩に繋がります。

その点、ICカードなどで認証して初めて利用できる複合機なら、自分が印刷したものを他人が間違えて持って行ってしまう心配がありません。

また、できればシュレッダーを用意してくれているレンタルオフィスかどうかもチェックポイント。

不要な書類を持ち帰ったところで、シュレッダーを持っている家庭は多くありません。作業場で安全に廃棄できるレンタルオフィスのほうが安心です。

【レンタルオフィスのセキュリティ8】防犯カメラの有無


さて、ここまでに解説した項目で問題なければ、そのレンタルオフィスのセキュリティ対策は問題ありません。是非、そのレンタルオフィスを利用しましょう。

贅沢を言うなら、防犯カメラが設置されているかどうかも念のためチェックしましょう。防犯カメラの存在は、犯罪を抑止する効果があります。

ただ防犯カメラはあくまで映像を記録する機器であり、万一があった際の証拠を残すのが主な目的。セキュリティを大幅にアップさせる効果はありません。

それでも防犯カメラは全く無意味ではありませんから、セキュリティ面で考えると、防犯カメラも無いよりはあったほうが良い設備です。

アントレサポートのレンタルオフィス

アントレサポートでは、渋谷区(渋谷駅)と千代田区(四ツ谷駅)にレンタルオフィスがあります。