新しい働き方。バーチャルオフィスを知る

新しい働き方。バーチャルオフィスを知る

働き方の多様化が進み、自宅やカフェなど好きな場所で仕事をするスタイルも増えてきました。
しかし、どこで仕事をしたとしても、起業するとなると住所が必要です。
名刺にもホームページにも住所の記載は必須であり、住所の記載がなければ不安を感じさせてしまうため信用を得られません。
そこで注目されているのがバーチャルオフィスです。
個人事業主や起業したばかりの人の中には、バーチャルオフィスを利用する人が増えています。
今回は、現代の新しい働き方として、バーチャルオフィスのメリットや活用方法などを解説いたします。

バーチャルオフィスとは

バーチャルオフィスとは

仮想的なオフィス「バーチャルオフィス」には、さまざまなメリットがあります。まずはバーチャルオフィスのメリットを確認していきましょう。

バーチャルオフィスとは、その名の通り仮想的なオフィスのことです。少しわかりにくいかもしれませんが、レンタルオフィスやシェアオフィスと比較するとバーチャルオフィスの特徴がわかりやすいかもしれません。

レンタルオフィスは、専用スペースをレンタルできるサービスで、広さは1人用〜数十人用までさまざまです。一方、シェアオフィスは共有スペースのレンタルで、フリーアドレスのスペースを自由に使えるタイプと共有スペースの中の自分専用ブースを借りるタイプがあります。

レンタルオフィスもシェアオフィスも業務をおこなうスペースをレンタルするのに対し、バーチャルオフィスは物理的なスペースを借りずに住所だけを借りるサービスです。自宅など、仕事をするスペースは確保できていて、仕事用の住所が欲しい人に便利なサービスです。

バーチャルオフィスのメリット

バーチャルオフィスのメリット

企業のBCPやコロナ対策でおすすめのオフィス形態のひとつが、「レンタルオフィス」です。

レンタルオフィスとは、デスクやオフィス機器、インターネット回線などの最初から設備が整った、一時利用が可能なオフィス形態。受付や電話秘書サービスを提供しているケースも多く、賃貸借契約ではなく利用契約を締結するのが一般的です。

BCPやコロナ対策におけるレンタルオフィスの活用は、企業にとって多くのメリットを生みます。

料金が安い

バーチャルオフィスは住所だけを借りるサービスです。オフィス物件を賃貸すれば初期費用として敷金や礼金、前家賃などが必要ですが、バーチャルオフィスは場所を借りないため、初期費用を大幅にカットできます。また、月額利用料の相場は5千円前後〜1万円台なので、レンタルオフィスやシェアオフィスよりも格安です。これから起業する人も初期費用や毎月の固定費を抑えて事業をスタートできます。

一等地の住所が使える

事業を始めるにあたって住所が必要ですが、一等地の住所を使えば取引先からの信頼を得やすくなります。しかし、起業したばかりで一等地の物件を借りるのは、コストの面からも難しいでしょう。バーチャルオフィスは住所貸しなので、一等地でも格安料金で借りられます。イメージアップにつながるブランド力ある住所を名刺やホームページに記載できることは、大きなメリットになるでしょう。

また、住所を借りるだけなので、バーチャルオフィスを利用すれば地方在住でも東京の住所を名刺やホームページに記載できます。たとえば地方の企業が全国にマーケットを拡大したいときも、バーチャルオフィスを利用すれば、低料金で都心に東京支店を開設できます。

自宅住所を使わずに法人登記できる

自宅をオフィスにする人もいるでしょうが、自宅の住所で法人登記するとプライバシーの面でも心配です。登記簿は一般に公開されますので、誰でも閲覧可能で個人情報が流出するリスクがあります。バーチャルオフィスは法人登記が可能なので、信頼性が高い住所を本社の住所として登記できるというメリットがあります。

また、自宅が賃貸マンションの場合、そもそも住所を事業用に使えない場合があります。賃貸物件の場合は賃貸契約書に「居住用として利用」などの文言が入っている場合もあり、事務所としての使用を禁止されていることもあります。そのような場合、自宅住所で登記すると契約違反になってしまうので注意が必要です。

必要なサービスを利用できる

バーチャルオフィスは基本的に「住所貸し」をしてくれるサービスですが、さまざまなオプションサービスが提供されていますので、必要なサービスを選んで利用できます。
たとえば「電話番号貸しサービス」「郵便物転送サービス」「レンタル会議室サービス」などがありますので、必要に応じて利用すればコストを抑えながら事業をスタートできます。オプションの種類は施設によって異なりますので、どのようなサービスを利用できるか事前に確認してから契約しましょう。

バーチャルオフィスのデメリット

バーチャルオフィスにはメリットばかりでなく、デメリットもあります。どのようなデメリットがあるか契約前に知っておきましょう。

事業内容によっては開業できない

バーチャルオフィスでは、個別の占有スペースが必要な業種などは開業できません。開業が難しい主な業種には、税理士、弁護士、司法書士、職業紹介業、人材派遣業、古物商、建設業、不動産業、探偵業などがあります。

郵便物の受け取りに時間がかかる

バーチャルオフィスに届いた郵便物は、転送サービスを利用することで自宅などの指定した住所に転送してもらえます。便利なサービスではありますが、転送までに1週間以上かかるケースもあり、受け取りに時間がかかることがデメリットです。
ただし、郵便物を直接取りに行けるバーチャルオフィスであれば、メール通知サービスを利用して、引き取りに行くことも可能です。

他社と住所が重複する

バーチャルオフィスの住所は、複数の会社や個人事業主が利用しています。そのため、やむを得ないことですが、同じバーチャルオフィスを利用している他社と住所が重複します。インターネットで検索すれば、他社が表示される可能性もあるでしょう。

バーチャルオフィスの活用方法

バーチャルオフィスの活用方法

バーチャルオフィスの利用は向き・不向きがあります。次のようなケースであれば、バーチャルオフィスを上手に活用できるでしょう。

起業時に利用する

事業をスタートさせるときは、大きなリスクを避けるためにも初期費用はできるだけ抑えたいものです。バーチャルオフィスは住所貸しのサービスですが、郵便転送サービスや会議室の貸し出しサービスなど、便利なオプションサービスを利用できます。事業が軌道にのるまでのオフィスとして低コストで利用可能です。

ネットショップの住所に利用する

実店舗を持たずにネットショップを開業するときは、バーチャルオフィスの利用が便利です。ネットショップを開業するためには、ホームページに「特定商取引法に基づき表記」を必ず記載しなければなりません。事業者の氏名(名称)、住所、電話番号などの記載が必要なのですが、個人情報を公開するのはプライバシー保護の観点からも危険です。
しかし、そのためにわざわざオフィスを借りるのは費用がかかりすぎます。

そこで便利なのが住所だけ借りられるバーチャルオフィスです。自宅の住所を使わずにすみますので、不特定多数の人に個人情報を開示しなくてすみます。また、バーチャルオフィスには、固定電話の番号を取得できるサービスもあります。ビジネスにおいては電話番号が携帯電話のみであると信頼性を得られない可能性があるため、固定電話の番号がある方が有利です。「03」から始まる電話番号をレンタルできるところもありますので、住所だけでなく電話番号も取得して、プライバシーを保護しながら安全にネットショップを開業しましょう。

都心の住所を手に入れてイメージアップする

バーチャルオフィスを利用して都心の住所を手に入れると信頼性が高まり、クライアントに安心感を与えられます。
しかし、都心でオフィスを借りると初期費用や毎月の家賃が高額になりますので、住所だけが手に入るバーチャルオフィスが便利です。名刺やホームページ、パンフレットなどに都心の住所を記載することで相手に信頼感を与えられるため、ビジネスに有利に働くでしょう。