格安で住所貸しするバーチャルオフィスのサービス内容と注意点
最近増えているオフィス形態の1つに「バーチャルオフィス」があります。
バーチャルオフィスとは、その言葉どおり「仮想の事務所」のことです。
事業（ビジネス）を行うために最低限必要な「住所」「電話番号」「郵便」等の機能をレンタルできるサービスで、
実際の事務所スペースを所有・賃貸することはありません。バーチャルオフィスを利用することで、
起業時の経費を大幅に削減でき、その上、少ない資金で「都心の一等地の住所」を手に入れることができます。
そのバーチャルオフィスの中でも一番人気・ニーズともに高い、「住所貸しサービス」において、近年、都内に続々と格安のサービス会社が進出してきています。
都内の住所貸しサービスの価格帯は、月額2,000円～10,000円。中には10万円を超える価格帯や、最安のところでは月額数百円というところまであります。六本木や青山などの「超一等地」の住所まで、5000円未満という格安で提供されている状態です。
住所貸しサービスを安く利用できるということは、一見するとメリットしかないように思えます。
しかし、格安住所貸しサービスの会社の中には、高額なオプション料金や違約金等を設定していたり、雑居ビルの一角に看板も出さず無人で運営していたりというケースもあるので注意しましょう。
起業時のコストカットは非常に大切ですが、後々トラブルになったり、お客様や取引先から大きな不信感を持たれたりすることだけは避けたいですよね。
では、どのようなポイントに気を付ければ、よりよい「住所貸しサービス会社」の選択ができるのでしょうか？
バーチャルオフィスを選ぶ際に気を付けるべきことをお伝えします。
格安の住所貸しを選ぶ際の注意点
都心の一等地に会社住所があれば、顧客にアピールでき、会社の大きなイメージアップに繋がります。しかしながら、料金だけで選んでしまうと、前述したようなトラブルが発生するケースも少なくありません。次に挙げる4つのポイントに注意しましょう。
● 住所・立地で選ぶ
● 建物・設備で選ぶ
● サービスの内容で選ぶ
● 運営会社で選ぶ
住所・立地を選ぶ際の注意点
「会社の住所として公表するだけだから」とお考えの方も多いかもしれませんが、立地はとても重要です。この３つの観点からチェックすることをオススメします。
♢ 駅からオフィスまでのアクセスの良さ
♢ 最寄り駅の利便性
♢ 自宅からのアクセスの良さ
オフィスまでのアクセスの良さ
格安の住所貸しでありがちなのが、駅からオフィスまでの道のりが遠い、わかりづらいという点です。駅からわかりやすい道順であること、幹線道路に面していること等、駅からのアクセスの良さはとても重要です。
なぜなら、お客様が急に訪ねてきたり、バーチャルオフィス内の会議室を利用して打ち合わせをしたりする場合があるためです。
取引先はもちろんのこと、銀行や年金事務所、税務署など、不意の訪問はあるものです。
事前に内覧をして、どのような場所にあるのかしっかりと把握しましょう。
最寄り駅の利便性
ご来社いただくお客様のことを考えると、駅からオフィスまでのアクセスはもちろんのこと、その駅自体の利便性も重要になってきますね。
複数の路線を利用できたり、快速が利用できたりする駅であるとより便利です。
お客様に「行きやすいオフィス」という印象を持っていただくことは、特にセミナーや習い事等の事業の場合、必要不可欠と言えるほどの重要なポイントになります。
自宅からのアクセスの良さ
郵便物の受け取りという側面では、自宅からのアクセスが良いかという点も重要です。
バーチャルオフィスに届いた郵便物が急ぎで必要な場合や、バーチャルオフィスのスタッフが代理で受け取ることのできない書類等の場合、オフィスやオフィス近くの郵便局に受け取りに行く必要があるためです。
もちろん、多くの住所貸しサービスには受け取った郵便物を特定の住所に転送する「郵便転送」が基本サービスとしてあります。
しかしながら、業者側のルール上、バーチャルオフィスのスタッフが代理で受け取ることのできない郵便物や宅配物が存在します。
建物・設備はどうか？
「実際に行ってみたら企業名の看板もなく、マンションの1室だった」
「実際に行ってみたら雑居ビルで、看板もなければ受付もない。実際にいるのかわからない」
格安の住所貸しの場合、このようなケースがあります。
都心の一等地の住所を手に入れてブランドアップをはかったつもりが、選んだ結果によっては、信用の損失に繋がる恐れがあるのです。
どのような建物にバーチャルオフィスが入っているのか、看板はどう出ているのか、立地と同じように実際に見て確かめましょう。
格安住所レンタルサービス内容の把握
自分にとって必要なサービスは、単なる「住所貸し」だけなのでしょうか。
格安の住所貸しサービスには会議室などの設備がなかったり、賃貸運営による制約のため社名プレートの設置ができなかったり、法人登記そのものが不可能な場所も決して少なくありません。
自分が必要とするサービスが提供されているか、チェックしましょう。
チェック項目として、次の4点が挙げられます。
♢ 法人登記ができるか
♢ 社名プレートが設置できるか
♢ 会議室が併設されているか・利用できるか
♢ 充実したサービスが提供されているか
法人登記できるか
法人登記は、この中でもかなり重要なポイントのひとつです。
せっかく都心の一等地住所を借りることができても、登記ができなければ法人として事業ができません。
郵便物は受け取れる、HPや名刺に住所を掲載できるけれど、「登記はできない」というバーチャルオフィスも多くあります。
また、登記をする場合は基本利用料とは別に「登記利用料」を設定していることもあるので、事前に確認しましょう。
社名掲示できるか
ひとたび住所を公開すれば、来客の可能性が必ずでてきます。
また、銀行口座開設の際、本当にそのオフィスにいるのか銀行が確認をしに来ることもあります。
希望したときに社名掲示ができるオフィスかどうかは大切なポイントです
会議室が併設されているか・利用できるか
格安の住所貸しサービス会社の中には会議室自体がないところも多いので注意が必要です。
取引先との商談、銀行の面談、税務調査等の対外的な用途だけでなく、資料の整理や撮影、研修等、会議室は様々な用途に使うことができます。
また、会議室サービス自体があっても、オフィスとは別の場所に設置されている可能性もあります。この点も併せて確認することをオススメします
充実したサービスが提供されているか
「住所が借りられて、登記ができて、郵便物を受け取ってくれる」そうした基本サービスだけを格安で提供している場合、その他のサービス面が充実していないケースがあります。
事業開始後、会社の成長に合わせて、「電話番号」や「FAX番号」が必要になったり、さきほども挙げた「会議室」を使うようになったり。例えば、今までは電話を自分で受けていたけれど、忙しくなってきたから「電話代行（秘書）」を利用したい等、必要なサービスというものは変化していきます。
後々、必要となってくるサービスがそのバーチャルオフィス会社で提供されているのかという点も事前に確認しておいた方が賢明でしょう。
必要になったタイミングでバーチャルオフィスを別会社にすればいいと思われる方がいるのですが、これはあまりオススメではありません。
入会金・事務手数料等のコストが再びかかることはもちろん、登記をしている場合、登記変更費用も発生します。また各所への住所変更手続きも必要となり、費用だけでなく、手間と時間まで要することとなります。
先にお伝えした基本サービス以外にも、運営会社によっては次のような起業家支援サービスもあります。
・法人登記代行
・経理代行
・社会保険手続き代行
・銀行口座開設サポート
特に、「経理代行」や「社会保険手続き」のサービスがあると、起業に関する手続きをワンストップで対応してくれるので大変便利です。
社会保険加入や経理処理（税金申請）などは、手続きが煩雑で、さらに時間もかかります。起業後の忙しい時期にこれらの手続きを専門家に依頼することができ、自分は本業に専念できるならば、これに越したことはありません。
住所貸しサービス会社に全てをまとめて依頼できれば、それぞれのサービス会社を探す手間も省くことができます。
自分に必要なサービスを見極めて、住所貸しサービス会社を選びましょう。
運営会社の選び方
格安の住所貸しを選ぶ際の注意点の最後は、「運営会社の選び方」です。「どのような運営会社か」を知り、「信頼できる運営会社か」という点を見極めましょう。
何かのサービスを利用する場合、トラブルや不測の事態はつきものです。どんなことが起こっても、誠意をもってしっかりと対応してくれる運営会社を選びたいですね。
運営会社を見極めるために、事前の内見で3つのポイントを確認しておくことをオススメします。
・運営実績
・スタッフの対応・品質
・オフィスの雰囲気・綺麗さ
運営実績
たくさんの起業家を支援してきた実績がある運営会社は、利用者のニーズに合わせて、オプションサービスも多数用意している傾向があります。
起業家サポートの経験が豊富な場合、起業後のさまざまな悩みに対し、柔軟に対応してくれる可能性が高いでしょう。
また、不測の事態に関しても、スムーズに対応してくれます。
運営スタッフのサービスレベル
これは、バーチャルオフィス選びで見落としがちなポイントのひとつです。
受付スタッフは、「オフィスの顔」。
前述したとおり、訪問者はいつ来るかわかりません。
「臨機応変」に「感じよく」対応してくれるスタッフかどうかも重要です。電話や内見時に確認しましょう。
「せっかく足を運んできたのに受付の対応が機械的で事務的だった」と訪問者をがっかりさせることのない運営会社を選びたいですね
オフィスの雰囲気・綺麗さ
スタッフだけでなく、オフィス自体の雰囲気や綺麗さも確認しておきましょう。
清掃が行き届いていないオフィスは、赤字経営で余裕のない運営会社である可能性がありますし、お客様や取引先が急に訪問してきた場合にも、不信感を抱かれる要因になります。
失敗しない住所貸しサービスの選び方
格安の住所貸しサービスは確かに魅力的です。しかし、提供サービスが限られていたり、登記ができなかったり、無人運営であったりします。
事業計画を基に自分に必要なサービスを見極め、トータルでベストなバーチャルオフィスを選ぶことが大切です。
東京の一等地住所である渋谷区・千代田区の住所貸しサービスを提供する「アントレサポート」は、業界のパイオニアとして、2000年から起業家をサポートしてきた実績と信頼があります。格安の住所貸しサービスのほかにも、電話番号貸しサービスが月2,000円で利用できるなど、お客さまのニーズに合わせて、さまざまなサービスを用意しています。
具体的には、次のサービスが提供可能です。
・住所貸し（登記OK）
・社名プレート表示
・郵便物受取連絡/郵便物転送
・電話番号・FAX番号貸し
・会議室利用
・経理代行
・社会保険手続き代行
・法人登記代行
・ビザ取得代行
・銀行口座開設サポート
また、「渋谷区」の住所貸しなら、受付秘書の来客対応が基本料金内に含まれています。会議室へのご案内やティーサーブ・お見送りまで、丁寧な対応をしますので、安心です。
受付秘書は全員が正社員。常に情報を共有し、細やかなサービスを心がけています。
どうぞ、お気軽にご相談ください。
