バーチャルオフィスの郵便転送サービス!
大事な書類はどう受け取る?

あなたは「バーチャルオフィスで起業すると、大事な郵便物を受け取れないのでは?」と不安があるのではないでしょうか。

確かにメールやチャットが主流になったとはいえ、起業すると税務や契約事務など、未だ書類でやり取りが行われています。

ただ実はバーチャルオフィスで起業しても、郵便物のことで不安に思う必要はありません。

多くのバーチャルオフィスが「郵便物の報告」や「郵便物の転送」といったサービスを提供しているためです。

そこで今回、説明される機会の少ないバーチャルオフィスの郵便転送サービスについて全容を解説します。バーチャルオフィスによりサービス内容が違う点も詳しく解説しますので、ぜひ最後までご覧ください。

バーチャルオフィスに届いた郵便物の取り扱い

「バーチャルオフィスで起業したら郵便物はどう受け取ればいい?」

あなたは、そんな疑問を持っていませんでしょうか。

バーチャルオフィスを利用している場合、郵便物はバーチャルオフィスに届きます。バーチャルオフィスの住所で起業すると、当然ながら会社の住所がバーチャルオフィスの住所になるためです。

届いた郵便物の受け取り方法はバーチャルオフィスにより違いますが、おおむね3つのパターンに分かれます。

【バーチャルオフィスに届いた郵便物の受け取りパターン】

  • a. バーチャルオフィスの郵便転送サービスで自宅で受け取る
  • b. バーチャルオフィスの郵便転送サービスで指定した場所で受け取る
  • c. バーチャルオフィスに出向いて受け取る

バーチャルオフィスで起業したり事業を行っていたりするなら、名刺やホームページ、パンフレットなどに記載する住所はすべてバーチャルオフィスの住所です。そのため郵便物は自宅や別のオフィスに届くわけではないということをあらかじめ認識しておいたほうが良いでしょう。

ただ注意したいのが、「すべてのバーチャルオフィスで郵便物の受け取りを行っているわけではない」という点。

無人のバーチャルオフィスで専用ポストのため書留や宅急便などが受け取れない、そもそも郵便物を受け取る体制が整っていないバーチャルオフィスもあります。

起業すると重要書類も含めて様々な郵便物が届きますので、バーチャルオフィスの利用前に必ず郵便物の取り扱い方法は確認しておきましょう。

バーチャルオフィスに到着した郵便物を受け取るまでの流れ

郵便物の受け取りは多くのバーチャルオフィスで行っていますが、郵便物の到着報告や転送方法、転送されるスパンはできるだけ細かく指定できるバーチャルオフィスがベスト。

「重要な郵便物だけ報告してほしい」とか「郵便物は定期的に転送してもらえればよい」といった希望が、人によって違うためです。

具体的に何を指定できると良いか、バーチャルオフィスに届いた郵便物を受け取る流れをご覧ください。

【バーチャルオフィスに届いた郵便物を受け取るまでの流れ】

1. バーチャルオフィスで郵便物の受け取り

2. メールや会員専用ページなどで郵便物が到着した旨の報告

  •   a. 郵便物が到着する都度、報告
  •   b. 1日1回、週1などで定期報告
  •   c. 随時確認して報告を受ける

 

3. あらかじめ決めた方法で郵便物を受け取る

  •   d. バーチャルオフィスの郵便転送サービスで自宅で受け取る
  •   e. バーチャルオフィスの郵便転送サービスで指定場所で受け取る
  •   f. バーチャルオフィスに出向いて受け取る

郵便物の受け取りを行っているバーチャルオフィスなら、郵便物を受け取るまでの流れはおおよそ同じと考えていただいてよいでしょう。

ただ大事なのは「郵便物到着の報告」と「郵便物の受け取り方法」が、バーチャルオフィスにより違うという点です。郵便物の受け取りと報告、転送までの流れが、バーチャルオフィスによって固定されていたりオプションで細かく指定できたりと違いがあります。

また、郵便物受取後の保管料が掛かったり、保管日数制限があったりしますので、サービス内容を確認する必要があります。

あなたの事業内容によって、郵便物の重要性は変わることもあるでしょう。

できるだけ郵便物の取り扱いも細かに指定できて、安価なオプション料金で利用できるバーチャルオフィスの利用をおすすめします。

バーチャルオフィスの「郵便転送サービス」を料金で比較!

気になるのがバーチャルオフィスの郵便転送などにかかる料金ではないでしょうか。

最初にお伝えしたとおり、郵便物の受け取りを行っていないバーチャルオフィスもあります。ただ郵便転送サービスを行っているバーチャルオフィスであれば、受け取りは無料のケースがほとんどです。

そのため、料金を比較するなら「郵便物の報告」と「転送」の2つがポイントになるでしょう。

A社 B社 C社 アントレサポート
郵便物の受け取り 無料 無料 無料 無料
郵便物の報告 無料 月額1,980円 <無料/td>

無料/200円/600円
※報告頻度を選らべる
郵便物の転送 転送1回650円 月額980円 1通300円 1回100~300円
※サイズによる

一見、郵便物の受け取りと報告が無料のC社が、転送料金も300円で安いように見えます。

ただし注意したいのが、「1通の転送につき300円」である点です。転送される郵便物が10通にもなれば、優に3,000円の転送料金となるため決して安いとは言えません。

逆にB社は転送される郵送物のサイズや量に制限はありませんが、郵便転送サービスは固定の月額費用を支払って利用する必要があります。

起業したあとは、重要書類以外にもダイレクトメールやパンフレットが頻繁に届くようになるでしょう。

自社宛てにどのくらいの郵便物が、どのくらいの頻度で届くか予想し、自分に都合の良いプランのあるバーチャルオフィスを利用するようにしたいものです。

アントレサポートなら受け取りから郵便転送まですべてに対応!

バーチャルオフィスを提供するアントレサポートも郵便転送サービスを行っており、特殊な郵便物以外なら無料で受け取りを行います。

その他にもアントレサポートでは、利用者様に届いた郵便物の取り扱いについて柔軟に対応しています。

  • ●郵便物の保管料無し。転送回数制限無し。郵便報告無料(四ツ谷六番町のみ)と安心です。
  • ●バーチャルオフィス利用者様でも来社して受け取れれば、郵便物の転送料金がかかりません
  • ●「重要書類」「指定の郵便物」「すべて」から、報告を受ける郵便物を選べます!
  • ●郵便物を転送する頻度は週1回、毎月〇日などで指定できます!
  • ●郵便物の転送料金が格安の「最低100円~」と業界最安値!

書留や配達証明などの郵便物なら、到着報告を無料で行っています。また郵便物が少なければ1回の郵便物転送が100円で利用できますので、利用者様の負担になりません。

特に昨今は、紙媒体ではなくメールやチャットによるコミュニケーションが主流になりました。

「郵便物のことで費用をかけたくないなぁ」と思われるなら、郵便物転送も柔軟に行っているアントレサポートをぜひご利用ください。

アントレサポート