バーチャルオフィスは受付・来客対応ｻｰﾋﾞｽを使うべき！
メリット・デメリットから見る5つの理由
即日に利用開始できる便利さやコスト削減に大いに役立つ「バーチャルオフィス」。
一般的に「仮想オフィス」なんてイメージを持たれていますが、実は「受付・来客対応」してもらえるというのをご存知でしょうか。
安価なバーチャルオフィスでは雑居ビルの自社オフィスの住所を貸しているところが多くありますが、レンタルオフィス併用のバーチャルオフィスでは受付・来客対応サービス込みの場合があり、バーチャルオフィスで会議室の利用だけでもしっかりお客様を出迎えてくれます。
シェアオフィス料金やレンタルオフィス料金を考えるとバーチャルオフィスを選ぶ方も多いはず。
そこでバーチャルオフィスの受付・来客対応サービスとは何なのか、そして具体的にどんなメリットやデメリットがあるのかなど、その重要性を詳しく解説します。
バーチャルオフィスの受付・来客対応サービスとは？
バーチャルオフィスの受付・来客対応サービスとは、自身がその住所で業務をしていなくても代わりに受付が来客対応してくれるサービス。バーチャルオフィスは住所を借りるだけのサービスのため、自分の不在で大事な要件に対応できないということがあります。
レンタルオフィスへの来客ならまだしも、バーチャルオフィスは「仮想のオフィス」。「住所貸し」とも呼ばれますので、受付や来客対応と言われてもピンとこない方もいらっしゃるでしょう。
いくらバーチャルオフィスといっても、企業として住所を公開している限りは来訪される方がいらっしゃいます。大きな取引があれば取引先が会社の住所確認で来訪やGoogleで住所を検索したり、Googleマップで確認するかも知れません。取引先や行政の手続きで担当者が来訪したりすることもあるでしょう。
そんな時に受付がいるのといないのとでは、法人としての初動対応に大きな差が生まれます。
最近のバーチャルオフィスは単に住所を貸すだけでなく、バーチャルオフィス電話対応や電話秘書といったサービスを提供している会社も多くなっています。
受付・来客対応サービスのメリット・デメリット
バーチャルオフィスにも様々な営業形態があり、格安バーチャルオフィスなら本当に住所を貸すだけというケースも少なくありません。来客があっても運営会社の事務所でインターホンで呼び出しても応答が無かったり、また、スタッフが「バーチャルオフィスです。」と返答するなど質の悪い会社も多くあります。契約者の会社名を覚えて無く、来訪者に居ませんと回答したりと最低の会社もあるようです。
バーチャルオフィスの受付・来客対応サービスにおける最大のメリットは、なんと言っても「安心感」。来訪客にとっての安心感だけでなく、自分がいなくても対応してもらえるという二重の安心感があるのです。
ただ物事には必ずメリット・デメリットの両方があるのも事実。具体的に見てみましょう。
バーチャルオフィス受付・来客対応サービスのメリット
バーチャルオフィスを運営する会社によりサービスの内容は違いますが、受付・来客対応サービスには主に以下のようなメリットがあります。
受付・来客対応サービスがもたらすメリット
- ● 自分が不在であっても要件や名刺を預かってもらえる
- ● 予定より早く到着した来訪客でも待合室や会議室でお待ちいただける
- ● 自分の到着が遅れたとしても外やロビーでお待たせすることがない
- ● 営業マンや予定日を間違えた来訪客にも適切な対応をしてもらえる
- ● 受付や来客対応のサービスクオリティが高いため会社の信頼性アップに繋がる
バーチャルオフィスの受付や来客対応は、女性対応であることがほとんど。しっかり教育されているスタッフが多く、呈茶のサービスや帰宅時の見送りサービスも無料で行ってくれます。
バーチャルオフィス受付・来客対応サービスのデメリット
バーチャルオフィスの受付や来客対応にデメリットがないわけではありません。ただデメリットの種類はかなり限られています。
受付・来客対応サービスがもたらすデメリット
- ● 費用が高め
- ● 必ずしもサービスの質が良いとは限らない
- ● バーチャルオフィスであることが知られる可能性
バーチャルオフィスで受付や来客対応のみのオプションというサービスはなく、基本料金に含まれています。受付や来客対応の人件費やサービス料が月額料金に含まれるため、全体的にコストが高めです。
また基本的に受付や来客対応で「弊社はバーチャルオフィスです」などの情報を漏らすことはありません。レンタルオフィスを併用したバーチャルオフィスであればお客様などの来訪に対し「レンタルオフィスをご利用しており、今は外出しています。」と回答します。お客様にバーチャルオフィスだと気づかれないよに対応してくれるので安心です。
当然、バーチャルオフィスを運営する会社により受付や来客対応のサービス品質も違います。予めサービス品質を確認するなら、検討しているバーチャルオフィスを訪れてみるのがベストです。
逆にもし時間が無いなら、高い顧客対応力が求められる「電話秘書サービス」を提供しているバーチャルオフィスを優先に検討しましょう。秘書と同等レベルの教育を受けているスタッフが、受付や来客対応をしてくれます。
各社で違う受付・来客対応サービス！サービス内容や料金を比較
バーチャルオフィスの受付・来客対応サービスにおけるデメリットに、費用面を挙げましたが、具体的な金額が気になるかと思います。
そこで受付・来客対応サービスを行っているバーチャルオフィスを厳選し、費用面を比較してみました。
| 会社名 | 初期費用 | 月額 | 含まれるサービス |
|---|---|---|---|
| A社 | 10,000円 | 7,500円～ ※初月無料オプション・パックプラン割引有 |
郵便物受取、保管、管理、メール報告無料／エントランス社名表示オプション |
| B社 | 5,000円 | 5,500円～ | 郵便物受取、転送（週1のみ）メール報告1回330円／エントランス社名表示オプション |
| C社 | 9,800円 | 4,800円 | 郵便物受取（転送は月額1,100円） |
| D社 | 4,500円 | 4,500円 | 郵便物受取・転送（火曜日のみ、料金不明） |
各社で料金に違いがありますが、住所地やサービスクオリティといった違いの表れ。初期費用が高ければ契約後のサービスが充実しており、初期費用も月額料金も安い会社はバーチャルオフィス専業で最低限のサービスのみであると考えれば良いでしょう。
バーチャルオフィスの受付・来客対応サービスを利用すべき5つの理由
せっかく起業時のコストを削減できるバーチャルオフィスですから、各サービス料が安いに越したことはありません。不要なサービスを無理やり無しにしてでも、できるだけ安くしたいと考える人もいるでしょう。
ただバーチャルオフィスの受付・来客対応サービスは、会社で基本として付帯しているサービスです。「対応しなくても良いので安くしてほしい」というわけにはいきません。
では最後に、なぜそこまでバーチャルオフィスの受付・来客対応サービスが大事なのか、改めて整理しましょう。
- 1.受付・来客対応が無い会社は信頼を損ねがち
- 2.場合によって来訪客に対して失礼になる
- 3.新規の取引や契約の継続、新規顧客の獲得に繋がるケースがある
- 4.ふいに取引のチャンスがあった際に対面で話せる拠点づくりになる
- 5.バーチャルオフィスだからこそクオリティの高い受付対応が求められる
バーチャルオフィスの多くは「ブランド力が高い東京都心の住所を使用できる」のが最大のメリット。都心部で登記して会社を構える企業ともなれば、会社の顔である受付や来客対応の質が非常に重要です。
また、レンタルオフィス併用のバーチャルオフィスでは、取引先や新規顧客が不意に来訪してもレンタルオフィスのご利用者様として応対し、バーチャルオフィスだと気づかれない応対をするので安心できます。
受付や来客対応のあるバーチャルオフィスは、会社の信頼性を高めつつ、チャンスを逃しません。
もし来客や問い合わせの多い業種なら、電話秘書や電話転送などの活用も検討しましょう。顧客が負うコストを削減できれば、ユーザビリティの高いビジネスを作ることができます。
アントレサポートのバーチャルオフィス
渋谷区（渋谷駅）と千代田区（四ツ谷駅）（秋葉原）港区（虎ノ門）にレンタルオフィスを持つアントレサポートは、バーチャルオフィスサービスも提供しています。
