レンタルオフィスご利用の場合 来客対応サービス

会議室・商談スペースで打合せの場合(レンタルオフィス)

お迎え ご案内 お呼出し 呈茶 お見送り
お迎え ご案内 お呼出し 呈茶 お見送り
受付にお客様が
見えたら、席を
立ちお迎えします。
予約のある会議室
or商談スペースに
ご案内。コート等、
受付でお預りします。
お部屋の内線より
お呼出しします
お名刺交換が終わっ
たタイミングを
見計らい、人数分の
お茶をお出しします。
打ち合わせ終了後、
ドアをあけてお客様
のお見送りをします。

お約束がない場合・不意の来客(レンタルオフィス)

会議室や商談スペースの予約があり、来客があると分かっている場合だけでなく、不意の来客もしっかりと対応します。
突然の来客の場合、まずお約束かどうかを確認し、その上でレンタルオフィス利用者様にお取次ぎします。

レンタルオフィスご利用の場合は、お部屋にお声掛けし対応方法についてご指示を仰ぎます。その間、来客の方には受付前にてお待ち頂きます。レンタルオフィスご利用者様が会議室のご予約を忘れている場合もあるため、来客の前では「お約束がありません」というようなお答えをすることはありません。
そのうえで、会議室や商談スペースの空き状況をお伝えし、会議室で打ち合わせをされるかどうか確認します。
営業の場合等は、ご利用者様ご自身で対応したくないという場合も多いと思いますので、その場合は「外出」や「お断り」等の指示をいただけば、受付秘書が対応を行います。


①来客

来客

飛込み営業だけでなく、日程間違い・打合せ場所間違い等で突然の来客が発生することがあります。
受付秘書がお名前とお約束があるか確認し、対応します。

②お部屋にお伺い

お部屋にお伺い

レンタルオフィスご利用者様の場合、ご在室時にはお部屋に伺い、来客の旨ご報告します。
会議室で打合せを行うか、資料をお預りするか等ご指示いただきます。

③対応

対応

会議室予約をお取りいただいている場合、ご案内しお茶出しを行います。
受付秘書が「外出中」として対応したり「お断り」の旨をお伝えしたりすることも可能です。


バーチャルオフィスご利用の場合 来客対応サービス

アポイントなく「近くにきたから」と来訪する取引先もいます。また銀行や官公庁などは調査員が突然来ることも多いものです。その際に、受付秘書がレンタルオフィス入居者様と同様の対応を行います(四ツ谷オフィスはビル管理スタッフが対応)。

来訪者には不在の旨をお伝えし、お名刺や書類等をお預りします。そして来訪があった旨をメールにて報告します。

また、オフィスに併設されている会議室や商談スペースで打ち合わせをする場合に、お客様が先についてしまうケースも多いものです。その際も受付秘書が会議室にご案内します。渋谷オフィスでは、呈茶サービスも行います。夏の麦茶・冬の緑茶は無料です。

会議室・商談スペースで打合せの場合(バーチャルオフィス)

準備 お迎え ご案内 呈茶 お見送り
準備 お迎え ご案内 呈茶 お見送り
バーチャルオフィス
ご利用者様と一緒に
お部屋の準備を行います。
受付にお客様が
見えたら、席を
立ちお迎えします。
予約のある会議室
or商談スペースに
ご案内。コート等、
受付でお預りします。
お名刺交換が終わっ
たタイミングを
見計らい、人数分の
お茶をお出しします。
打ち合わせ終了後、
ドアをあけてお客様
のお見送りをします。

お約束がない場合・不意の来客(バーチャルオフィス)

バーチャルオフィスご利用の場合は、通常ですと常に「外出中」という対応を行います。当社のオフィスの場合、渋谷オフィス・四ツ谷オフィスともにレンタルオフィスが併設されているため、バーチャルオフィスご利用者様の場合には“レンタルオフィスをご利用しているものとして”対応します。


受付秘書より「バーチャルオフィス」だとお答えすることはありません(官公庁職員や令状をもつ捜査官等は別)。

もし、「お約束しているという場合には、来客には受付前でお待ち頂き、すぐに受付秘書がバックオフィスからバーチャルオフィスご利用者様に連絡をとります。連絡がつかない場合には、来客に外出中のため担当より連絡をするとお伝えし、丁重に謝罪します。来客の方からお名刺等をお預りし、バーチャルオフィスご利用者様に報告メールを送ります。

①来客

来客

飛込み営業だけでなく、日程間違い・打合せ場所間違い等で突然の来客が発生します。
受付秘書がお名前とお約束があるか確認します。営業の場合は、この時点で名刺や資料をお預りし、お帰り頂きます。

②連絡

連絡

来客の方には受付前でお待ち頂き、バーチャルオフィスご利用者様に急いで連絡をとります。来客の方に失礼にならないように、受付秘書はバックオフィスからお電話します。但し、飛び込み営業の場合には、名刺・資料をお預かりしメールご報告のみいたします。

③ご案内

ご案内

バーチャルオフィスご利用者様と連絡がとれた場合には、そのご指示どおりに対応します。
連絡が取れなかった場合には、来客に外出中であること、改めて担当から連絡することを説明し、丁寧に謝罪します。

④報告メール

報告メール

来客があった旨をご指定のアドレスに報告します。預かった名刺やパンフレット等は郵便転送のときか郵便受取のときに同封もしくはお渡しします。
破棄ご希望の場合は、ご報告メールにご返信いただく際にその旨記載ください。

お問い合わせ・内覧申込みフォーム
お問い合わせ・内覧申込みフォーム

来客対応サービスQ&A

報告メールにお金はかかるの?

来訪報告のメールに費用はかかりません。基本サービス料金内に含まれていますのでご安心ください。

四ツ谷オフィスは誰も対応してくれないの?

四ツ谷オフィスには受付秘書がいません。無人受付ですので、その分オフィス共益費部分や住所貸しサービスそのものの料金を抑ええてご提供することができます。
もし不意のお客様がいらっしゃった場合にはビル管理スタッフが対応します。

電車遅延等で打ち合わせ時間に遅れてしまいそうな場合に、先に着いた来客を会議室にご案内することは可能です。